Søknad om medlemsskap
Alle som søker om medlemsskap må fylle inn skjema i Havneweb. Link til søknadsskjema finnes her: https://www.havneweb.no/hana-bf/?mod=sokplass
Søknad om båtplass – årlig bekreftelse
Fra og med året 2016 ble rutinene som benyttes for søknad om båtplass samt søknad om bytte til større eller mindre båtplass endret. Fra og med året 2021 er disse revidert, men hovedpunktene er som før:
Det er Havneweb som benyttes for å søke om båtplass eller bytte av plass, og kun søknader som er lagt inn i Havneweb på «Venteliste» vil bli vurdert ved tildeling.
Medlemmene må selv legge inn sine ønsker på «Venteliste» i Havneweb. Søknaden må inneholde alle relevante opplysninger som medlemmets navn, adresse, telefonnummer samt opplysninger om båten, dvs. båttype, lengde, bredde, dybde og vekt. Søknader som mangler vesentlig informasjon for å kunne bestemme plass vil ikke bli behandlet.
Alle søknader om plass slettes automatisk av foreningens medlemssystem 1. november hvert år. Medlem som fortsatt ønsker å stå på venteliste for plass, må legge inn en ny søknad i foreningens medlemssystem i tidsrommet 2. november – 1. mars. Det er medlemmene selv som må sørge for å oppdatere og kontrollere sin søknad i Havneweb under rubrikken «Venteliste».
Hovedtildelingen av faste plasser forgår ila mars måned hvert år. Deretter blir det gjort tildeling av faste plasser i mai, juni og august. I slutten av juni vil det bli gjort en vurdering om eventuelle ledige plasser skal tilbys som sommersesong plass. Sommersesong er fram til 1 september. Tilsvarende blir det gjort en vurdering av vintersesongplasser i slutten av august. Vintersesong er fram til 1 april. Alle plasser tildeles i hht ansiennitet, sesongplasser tildeles fortløpende.
Etter at driftskomiteen har bestemt tildeling i hht foreningens vedtekter, vil de som har fått plass/endringer godkjent bli kontaktet fortrinnsvis pr e-post, eventuelt telefon. Dersom det ikke oppnås kontakt med medlemmet ila 1 uke etter at medlemmet er forsøkt kontaktet, ansees tilbudet som ikke lenger gyldig og blir plassen tilbudt neste medlem i hht vedtektene.
Årsaken til endringen er at driftskomiteen bruker svært mye tid og arbeid ved tildelinger av ledige båtplasser. I praksis betyr dette at det må skrives og/eller ringes til mange personer for å undersøke om de fortsatt er aktuelle søkere.
Flere søkere frafaller søknadene eller endrer på ønsket båtstørrelse og mange endrer både postadresse, e-postadresse og telefonnummer uten å melde fra til foreningen. Disse nye rutinene vil medvirke til en enkel, oversiktlig og rettferdig tildeling av båtplasser.